Videokonferenzen RICHTIG vorbereiten! – #onlinevideocontentblog
Diese Woche beschäftigen wir uns mit dem Thema Videokonferenzen und wie ihr diese technisch bzw. filmtechnisch am besten umsetzt, damit ihr einen seriösen und professionellen Eindruck bei euren Gesprächspartnern hinterlasst. In diesem Beitrag bekommt ihr technische Tipps wie eure Videokonferenz mit Freunden oder Geschäftspartnern ein Erfolg wird. Wenn ihr zusätzlich auch noch wissen möchtet was gerade bei Online-Meeting im Thema Kommunikation zu beachten ist, dann schaut euch das Video von Tayo Oluyemi an mit dem ich vor Kurzem ein Gespräch über genau dieses Thema gehabt habe. Link dazu ist in der Videobeschreibung.
In diesem Sinne: Starten wir gleich mit dem ersten Tipp rund um das Thema wie gestalte ich technisch gesehen am besten eine Videokonferenz.
Schritt 1 – Finde die passende Hard- und Software
Zu Beginn sollte man sich Gedanken darüber machen, welche Software (Skype, Zoom, Microsoft Teams) man für seine Konferenz bzw. Meetings nutzen möchte. Hier sei gesagt, dass die Qualität der Verbindungen je nach Anbieter auch abseits eurer Internetverbindung leicht variiert und die unterschiedlichen Programme mehr oder weniger Ressourcen eures Computers oder mobilen Endgeräts in Anspruch nehmen. Am Ende vom Tag ist es allerdings eine Geschmackssache, welche Software ihr für eure Treffen nutzt.
Bei der Hardware solltet ihr darauf achten, dass ihr ein Gerät benutzt, dass einen Bildschirm hat, der groß genug ist, um auch längere Zeit gemütlich und ohne viel Anstrengung darauf sehen zu können. Weiters sollte das Gerät einen stabilen Stand haben und wenn notwendig es erlauben, dass man es während der Konferenz auch zeitgleich lädt. Das geht z.B. bei einigen Handys nicht, wenn die Anschlüsse für den Ton und den Akku in der gleichen Buxe verbaut sind und ihr ein externes Mikrofon bzw. Headset nutzen müsst oder möchtet.
Schritt 2 – Findet die richtige Location
Haltet euer Bild so clean wie möglich. Sucht euch vor Beginn des Meetings eine Ecke bzw. einen Ort, an dem ihr einerseits ungestört euer Treffen abhalten könnt und andererseits auch gut gesehen werdet. Vermeidet Hintergründe, wo viel zu sehen ist, da diese nur von euch ablenken. Am besten wäre eine einfärbige Wand, vor die ihr euch während eurer Videokonferenz hinsetzen könnt. Wichtig ist, dass man euch gut sieht und dass der Hintergrund nicht von euch ablenkt. Vermeidet schrille Farben oder viel Dekoration, weil die Aufmerksamkeit eurer Gesprächspartner sonst von euch zu eurem Hintergrund wechselt.
Schritt 3 – Richtet das Bild richtig ein
Wenn ihr einen Platz zum Abhalten des Meetings gefunden habt, richtet das Bild ein. Überlegt euch zuerst, ob ihr die eingebaute Webcam eures Geräts oder eine externe Kamera nutzen möchtet. Generell wäre es gut, eine Kamera zu nutzen die zumindest eine FullHD Auflösung besitzt, damit euer virtuelles Gegenüber euch auch gut und vor allem scharf sehen kann. Es gibt nichts Lästigeres als ein Online Meeting abzuhalten und nur leicht bis stark verpixelte Teilnehmer als Gesprächspartner zu haben.
Neben der Auflösung der Kamera spielt aber vor allem auch der Winkel, in der diese auf euch gerichtet ist, eine große Rolle. Um einen idealen Kamerawinkel bei euerer Konferenz zu erzielen, nehmt so weit Abstand wie es notwendig ist von der Kamera bzw. eurem Laptop damit man zumindest den ganzen Oberkörper bis hin zum oberen Bauchbereich gut sieht. Das ist ein idealer Abstand. Wenn ihr erheblich näher rückt wirkt das oft befremdlich, da man auch im virtuellen Raum eine Komfortzone durchbricht und vor allem sieht es teilweise ungut aus, wenn man jedes Detail in eurem Gesicht groß am Bildschirm hat. Wenn ihr den richten Abstand gewählt habt, achtet darauf, dass die Kamera bzw. die Linse der Kamera in einem rechten Winkel zu euch gerichtet ist. Ihr solltet ihr gerade gegenübersitzen und direkt in die Linse schauen können, ohne euch dabei mit dem Kopf zu verrenken. Wenn euch dieser Winkel nicht zu hundert Prozent gefällt, könnt ihr versuchen die Kamera leicht nach oben zu richten, dass ihr auf diese herunterschauen könnt. Das sollte allerdings nicht zu stark gemacht werden, da man von eurem Gesicht sonst mehr Kinn als Augen sieht. Was auf jeden Fall zu vermeiden ist, ist eine Kamera, die mäßig bis stark auf euch herabsieht, da euch das kleiner wirken lässt und man zwangsläufig eine eigenartige Pose einnehmen muss, wenn man in die Kamera schauen möchte.
Schritt 4 – Richtet den Ton richtig ein
Wenn das Bild gut eingerichtet wurde, nehmt euch den Ton vor. Der Ton ist mit das wichtigste Kriterium, auf das ihr achten solltet, da es primär darum geht, dass man euch versteht und auf der anderen Seite des Bildschirms auch hört. Damit ein sauberer Ton gewährleistet werden kann, solltet ihr Umgebungsgeräusche so gut es geht minimieren. Achtet in dem Raum, in dem ihr eure Videokonferenz abhaltet, darauf, dass keine Maschinen laufen, dass kein Fenster offen ist, keine tickende Uhr hängt usw. Weiters solltet ihr andere Personen die sich gleichzeitig im Raum aufhalten bitten während der gesamten Konferenz still zu sein oder, wenn das nicht möglich ist, den Raum zu verlassen damit ihr ungestört seid.
Wenn alle Umgebungs- und potenzielle Störgeräusche wegreduziert wurden, müsst ihr euch noch überlegen, welches Mikrofon ihr für euer Meeting nutzt. In den meisten Fällen sollte das Mikrofon welches in eurem Laptop, Handy oder sonstigem Gerät eingebaut ist für ein normales Gespräch ausreichen. Um unangenehme Zwischenfälle allerdings zu verhindern, testet vor dem Beginn eures Termins die Tonqualität. Die meisten Programme haben hierfür auch eigene Einstellungen. Wichtig ist, dass ihr euch mit dem Mikrofon das ihr auch bei eurer Konferenz nutzt selbst aufnehmt, um danach beim Anhören dieser Aufnahme evaluieren zu können, ob der Ton sauber und verständlich genug ist. Startet einfach eine solche Aufnahme mit einer Kamera-App oder natürlich dem Test-Modus des Konferenzprogramms und zählt in eurer normalen Sprechlautstärke von eins bis fünf. Stoppt die Aufnahme und hört sie euch ein paar Mal mit Kopfhörern an, um zu beurteilen ob der Ton sauber genug für ein kurzes, mittleres, aber auch langes Gespräch ist.
Bedenkt in diesem Fall, dass die meisten Personen einen Qualitätsverlust eher im Bild als im Ton hinnehmen. Wenn ich eine Person oder ein Video nicht komplett scharf sehen ist mir das meistens mehr egal, wie ein unsauberer Ton mit Störgeräuschen. Achtet also unbedingt auf einen guten Ton, damit ihr eure Gesprächspartner nicht unnötig strapaziert. Abschließend zu diesem Punkt sei angemerkt: Sollte die gewünschte Tonqualität nicht mit eurem eingebauten Mikrofon erreicht werden können, greift unbedingt auf ein Headset oder ein externes Mikrofon zurück, um einen guten Ton zu gewährleisten.
Schritt 5 – Testet eure Internetverbindung
Als letztes solltet ihr vor Beginn eures Meetings sicherstellen, dass eure Internetverbindung stark genug für ein langes Meeting ist. Ähnlich wie beim Austesten von Love-Streams hilft euch hier ein normaler Internet Speed-Test vom Anbieter eurer Wahl weiter. Stellt sicher, dass ihr mindestens einen Megabyte Up- und Download habt, um langfristig eine stabile Übertragung von eurem Bild und eurem Ton sicherzustellen. An dieser Stelle sei angemerkt, dass eine bessere Internetverbindung notwendig wird wenn in eurem Online-Meeting überdurchschnittlich viele Teilnehmer anwesend sind oder komplexere Dinge (Wie Spiegelungen von Bildschirmen anderer Teilnehmer oder Präsentationen übertragen werden müssen). Für ein Standard-Meeting solltet ihr aber mit einem Megabyte Up- und Download gut auskommen. Ein kleiner Tipp am Rande: Die Werte die ihr bei den Speed-Tests angezeigt bekommt sind meistens Durchschnittswerte. Schaut euch in den Details vor allem die Minimalwerte eurer Up- und Downloadraten an, da dies die Werte sind, mit denen ihr auch langfristig sicher rechnen könnt.
Wenn ihr diese fünf Schritte vor dem Beginn eurer Meetings immer durchgeht, werdet ihr sehen, dass jede Videokonferenz ein voller Erfolg wird und ihr vor allem einen seriösen und professionellen Eindruck bei euren Gesprächspartnern hinterlasst.
Da es zu diesem Thema aber noch ein paar Dinge mehr zu sagen gibt, möchte ich euch noch schnell ein paar Kurztipps mitgeben, die bei schwierigen Umständen helfen können:
- Tipp 1: Leuchtet euer Gesicht mit Taschen- oder Tischlampen aus wenn es im Raum zu dunkel ist und es deswegen zu einem Bildrauschen kommt. Achtet darauf, dass die Lampe bzw. das Leuchtmittel nicht zu nahe an eurem Gesicht ist und richtet es entweder frontal auf euch wenn ihr nur eine Lampe habt oder beidseitig auf euch, wenn ihr zwei oder mehr Lampen zur Verfügung habt.
- Tipp 2: Vermeidet Gegenlicht im Hintergrund, damit die Kamera nicht automatisch die Belichtung anpasst. Setzt euch nicht vor Fenster, Balkontüren oder Lampen, da die Kamera sonst eventuell die Belichtung automatisch anpasst während des Meetings und ihr dadurch schnell heller bzw. dunkler werdet.
- Tipp 3: Wenn mehr als 5 Teilnehmer in einer Videokonferenz aufeinandertreffen solltet ihr jemanden Bestimmen der das Meeting inhaltlich, aber auch technisch moderiert. Zweiteres bedeutet, dass diejenigen Personen, die gerade nicht am Wort sind oder notwendige Inhalte streamen müssen ihre Kameras und Mikrofone ausschalten sollen damit alle Teilnehmer Bandbreite sparen und eine stabile Übertragung auch weiterhin gewährleistet ist. Entweder ist jeder selbst für das Ein- und Ausschalten seiner Kamera und seines Mikrofons verantwortlich oder man bestimmt einen Moderator, der diese Aufgabe für alle übernimmt.
- Tipp 4: Vermeidet technische Spielereien wie virtuelle Hintergründe oder automatisches Weichzeichnen, da diese Funktionen meistens viel aktive Rechenleistung eures Computers in Anspruch nehmen und nebenbeigesagt auch die Bandbreite eures Internets unnötig auslasten. Ein cleaner Hintergrund wie eine weiße Wand ist nach wie vor die beste Variante.
- Tipp 5: Haltet das Bild stabil, damit es nicht zu Qualitätsverlusten oder Unterbrechungen kommt. Je mehr ihr euch vor der Kamera bewegt, desto aufwendiger wird für den Computer die Übertragung und desto mehr Bandbreite wird für das Senden des Bildes benötigt. Bewegt euch nicht zu viel und haltet euer Bild stabil und ruhig, um langfristig auch gut und hochauflösend gesehen zu werden.
Ich hoffe, dass ich euch mit diesem Beitrag und den Tipps wieder einen Mehrwert für euch und euer Business vermittelt konnte. Wenn ihr wissen wollt auf was ihr im Bereich Kommunikation also Rhetorik, Auftreten etc. achtet solltet wenn ihr in einem Online-Meeting seid lege ich euch das Video von Tayo Oluyemi sehr ans Herz der euch in der Richtung ein paar starke Tipps geben kann.
Wenn ihr Fragen habt oder Erfahrung in diesem Bereich mit anderen teilen wollt, meldet euch einfach bei mir bzw. schreibt einen Kommentar. Ich freue mich auf eure Rückmeldungen und Reaktionen zu diesem Beitrag.
Wir lesen oder sehen uns nächste Woche. Bis dahin: LG und eine erfolgreiche Woche!
Jede Woche neue Beiträge! Trends, Tipps und Background Wissen rund um das Thema Online Video Content! Das alles und einiges mehr gibt’s ab sofort auf diesem Blog! Mein Name ist Paul Kalcher und ich bin Teil der Grazer Medienproduktion Penta Media! Wir produzieren Online Video Content für Werbe- und Kommunikationszwecke für unsere Firmenkunden und in folgendem Blog bekommt ihr jede Woche Tipps, Trends und Background Wissen rund um das Thema Online Video Content um diesen für euch oder euer Unternehmen nutzen zu können! Jeden Donnerstag neu!